Een digitaal medewerkersdossier

Beheer gemakkelijk uw gegevens met een digitaal medewerkersdossier of een elektronisch cliëntendossier van Digitaal Platform. Onder de privacywetgeving Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben de mensen van wie u als organisatie persoonsgegevens verwerkt meer en verbeterde privacyrechten. Uw organisatie moet ervoor zorgen dat zij hun privacyrechten goed kunnen uitoefenen en u moet kunnen aantonen dat u zich aan de wet houdt. Ook als gegevensverwerking niet de core business is, is de AVG evengoed op uw organisatie van toepassing. Immers, als organisatie beheert en verwerkt u privacygevoelige gegevens van uw medewerkers of van uw klanten. Dit doet u veilig en efficiënt met een digitaal personeelsdossier of klantendossier.

De voordelen van een digitaal medewerkersdossier

Wat betekent het digitaliseren van een personeelsdossier voor uw organisatie? Dat betekent onder meer dat u het registreren, beheren en delen van privacygevoelige gegevens moet aanpassen aan de nieuwe regelgeving. Het Digitaal OrganisatieDossier geeft u de juiste tools om uw gegevens digitaal te registreren. Naast het beheer van de documenten binnen uw organisatie heeft u ook de mogelijkheid om vanuit Digitaal OrganisatieDossier uw medewerkers of klanten te voorzien van een documentenbeheerplatform.

Digitaal MedewerkersDossier: uw medewerker beheert zelf diens privacygevoelige informatie

Door uw personeelsdossier te digitaliseren, geeft u uw medewerkers een platform waarbij zij hun eigen documenten digitaal en veilig kunnen beheren. Uw medewerker heeft als enige digitaal toegang tot zijn/haar medewerkersdossier. Ook de organisatie kan dit dossier niet inzien. Documenten kunnen vanuit het organisatiedossier eenvoudig toegevoegd worden aan het digitale medewerkersdossier. Dit biedt een eenvoudige manier aan om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren, van arbeidsovereenkomst en loonadministratie tot en met verzuim en informatie over opleiding en training.

Er wordt een mail-alert verstuurd, zodat uw medewerker het weet wanneer er een document is toegevoegd aan het digitale platform. De medewerker heeft hiermee ook de mogelijkheid om zelf documenten op een beveiligde manier te delen met anderen. Uw medewerker bepaalt zelf aan wie hij/zij een inloglink toestuurt voor een beveiligde, eenmalige toegang tot een document. Dit kan ook met zelf-geüploade bestanden. Ook kunnen documenten eenvoudig verwijderd worden wanneer u besluit uw personeelsdossier te digitaliseren.

Digitaal KlantDossier: uw klant faciliteren

Met een digitaal klantendossier kunt u uw klanten een platform bieden waarbij zij hun eigen documenten digitaal en veilig kunnen beheren. Vanuit het Digitaal OrganisatieDossier kunnen documenten toegevoegd worden aan een elektronisch cliëntendossier. Van contracten, overeenkomsten tot verslagen van werkbesprekingen; alles is gemakkelijk terug te vinden in het dossier van uw cliënten. Zo zijn de lijnen kort en veilig tussen u en uw klant.

Uw klant heeft met een digitaal klantendossier ook de mogelijkheid om zelf documenten op een beveiligde manier te beheren. Uw cliënten bepalen zelf aan wie zij een inloglink toesturen voor een beveiligde, eenmalige toegang tot een dossier. Dit kan ook met zelf-geüploade bestanden. Ook kunnen documenten gemakkelijk verwijderd worden uit een elektronisch cliëntendossier.

Module DPIA

Is uw klant ook belast met het uitvoeren van een DPIA? Dan kunt u, indien u als organisatie de DPIA-module afneemt, ook uw klant gebruik laten maken van het DPIA-formulier in het Digitaal KlantDossier. In het dynamische DPIA-formulier vult uw klant eenvoudig alle gegevens in. Samenwerken aan een DPIA is makkelijk realiseerbaar, omdat het formulier beschikbaar gesteld kan worden voor eenmalige toegang in een digitaal klantendossier. Zo stelt u gemakkelijk een kwaliteitsplan voor beheer op.